Outcome

User story and user flow mapping

Việc phân tích xoay quanh nhu cầu chính yếu của người dùng được định hình thông qua User story.

• Là một nhân viên, tôi muốn biết có thể đặt được phòng họp nào cho cuộc họp sắp tới để có thể tiết kiệm thời gian và chủ động lên kế hoạch cho cuộc họp.
• Là một admin, tối muốn nắm bắt thời gian, nhu cầu sử dụng của nhân viên và tình trạng các phòng họp để có thể sắp xếp phòng một cách hợp lý.

Old and new user flow

Old user flow. Nhân viên điền tất cả thông tin phòng họp cần sử dụng, sau khi nhấn đặt phòng hệ thống tiến hành kiểm tra phòng đáp ứng các điều kiện trên nếu thành công sẽ tiến hành xét duyệt, ngược lại nhân viên sẽ phải đặt phòng họp khác hoặc thay đổi khung giờ cho cuộc họp.

New user flow. Nhân viên chọn nhu cầu sử dụng phòng họp, hệ thống lọc ra các phòng họp thỏa điều kiện để nhân viên có thể chọn, sau khi nhấn đặt phòng sẽ tiến hành xét duyệt.

1. Old user flow.

2. New user flow.

Ở Old user flow nhân viên chọn phòng họp sau đó điền các thông tin thời gian, roomsize, ... rồi mới tiến hành kiểm tra có thể gây nên tình trạng nhân viên phải đặt lại phòng họp nhiều lần. Thay vào đó nhân viên sẽ đưa ra các nhu cầu sau đó hệ thống lọc ra các phòng họp có sẵn có thể chọn ở New user flow sẽ giúp tiết kiệm được hơn rất nhiều thời gian.

	Loop. Lặp lại cho đến khi nào chọn được phòng thích hợp. Filter. Trả về những phòng có thể chọn.

Book Recurring Meeting

Situation : Hệ thống chỉ cho phép đặt 1 phòng họp 1 lần, nếu nhân viên có nhu cầu họp định kỳ thì sẽ phát sinh rất nhiều phiếu đặt phòng họp, gây tốn thời gian cho việc xét duyệt.
Solution : Thêm option đặt phòng định kỳ với phòng được chọn ngay trên phiếu yêu cầu đặt phòng.

Với việc bổ sung tính năng đặt phòng định kỳ, người dùng có thể dễ dàng lên lịch các cuộc họp và sự kiện thường xuyên, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả. Bên cạnh đó, mở ra khả năng dự đoán trước nhu cầu sử dụng phòng trong tương lai giúp tối ưu hóa tài nguyên phòng họp.

Send Mail

Việc sử dụng email như một công cụ giao tiếp và làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất đã được chứng minh từ lâu. Do đó tính năng tích hợp gửi mail thông báo đặt phòng họp cho người dùng sẽ mang lại một số lợi ích như sau:

• Người dùng có thể kiểm tra lại thông tin đặt phòng họp thông qua email.
• Giúp các thành viên tham gia có sự chuẩn bị tốt hơn cho cuộc họp sắp tới.

Business Rules

Nhờ vào tính năng đặt phòng định kỳ, hệ thống giúp admin nắm bắt rõ hơn nhu cầu phòng họp của nhân viên trong công ty từ đó đưa ra quyết định phù hợp cho việc sắp xếp phòng họp. Tuy nhiên việc đưa nó vào quy trình xét duyệt sẽ phát sinh một số vấn đề về xử lý logic xét duyệt trước đó của hệ thống.

Cụ thể, trước đây kết quả của một phiếu xét duyệt dựa trên tính khả thi của một phòng họp được đặt, bây giờ admin phải xem xét tính khả thi của nhiều phòng họp trên một phiếu xét duyệt. Do đó dẫn đến các trường hợp phải xem xét tăng lên, đặc biệt là các trường hợp bị từ chối vì chỉ cần ít nhất 1 phòng không khả dụng thì phiếu đặt phòng họp sẽ không thể phê duyệt. Điều này sẽ làm tăng tỉ lệ rework của quy trình.

Đề xuất xoay quanh mục tiêu chính được đặt ra là giúp nhân viên biết được có thể đặt phòng họp nào cho cuộc họp sắp tới, để làm được điều này cần phải dựa trên nhu cầu của nhân viên đưa ra thay vì để nhân viên chọn ra chính xác phòng họp đó. Hơn nữa việc trao quyền nhiều hơn cho admin sẽ giúp tối ưu quy trình và giảm thiểu số lượng phiếu đặt phòng họp bị từ chối.

Room booking application UI design

Bước đầu của việc thiết kế giao diện cần hình dung các thông tin muốn thu thập và cách tổ chức thông tin đó như thế nào nhằm giảm thiểu rủi ro phải thêm các thành phần bổ sung vào thiết kế giao diện hoàn thiện sau này. Ngoài ra, nó cũng giúp định hình các nhiệm vụ cần thực hiện trên từng màn hình cụ thể, từ đó xác định được các thành phần cần thiết và sắp xếp chúng một cách hợp lý.

Design Better Forms

Biểu mẫu có mặt ở khắp mọi nơi, nó là một phần đóng góp rất quan trọng vào thành công của một thiết kế giải pháp, cả về mặt thẩm mỹ và mục đích kinh doanh. Việc xây dựng biểu mẫu hiệu quả giúp tạo ra trải nghiệm người dùng tốt, có thể sử dụng dễ dàng và tiện lợi hơn.

Nhóm các trường. Nhóm các trường lại với nhau một cách hợp lý và theo các chủ đề dễ nhận biết có liên quan đến việc đặt phòng họp.
Trực quan các nhóm trường. Sử dụng các tiêu đề để phân chia các nhóm trường giúp người dùng dễ dàng thực hiện các tác vụ trên từng vùng màn hình cụ thể
Sắp xếp lại. Xác định các cấu trúc phân cấp dữ liệu trên biểu mẫu theo 3 ràng buộc chính: Technical needs, User needs, Business needs.

1. Old form design.

2. New form design.

			User needs. Mọi người thường hiểu các biểu mẫu tốt nhất khi thông tin được nhóm hợp lý và các câu hỏi tiến triển từ "đơn giản" đến "chi tiết". Business needs. Người dùng chỉ có thể tìm kiếm phòng có sẵn sau khi điền các thông tin cần thiết của cuộc họp. Technical needs. Hệ thống cần một phần dữ liệu cụ thể trước khi thu thập dữ liệu khác. Ví dụ: Thời gian + Roomsize -> Phòng -> Thiết bị yêu cầu

Recurrence patterns

Tính năng đặt phòng định kỳ mang lại rất nhiều tiện ích, tuy nhiên nó cũng là một tính năng khó để thiết kế. Logic bên dưới (database) đơn giản vẫn xử lý tương tự như đặt phòng thông thường. Vấn đề được đặt ra là làm thế nào để người dùng có thể chọn được danh sách các ngày đặt phòng định kỳ một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Discovery

Chúng ta không cần phải phát minh lại chiếc bánh xe, trên thực tế bài toán đặt chỗ định kỳ khá phổ biến và đã được giải quyết từ lâu. Tham khảo các giải pháp đã có sẵn trên thị trường là cách tốt nhất trong trường hợp này. Ngoài ra, việc tham khảo phải đảm bảo sự thống nhất của giao diện người dùng và tính khả thi về mặt kĩ thuật.

Sketch

Ở bước này tập trung vào phân tích các trường hợp sử dụng phòng định kỳ, từ đó xác định các biến dữ liệu cần thu thập cho mẫu lặp để người dùng có thể mô tả chính xác mong muốn của họ.

Mock-up

Từng thành phần trong thiết kế giao diện người dùng sẽ phải tự giải thích được ý nghĩa và cách sử dụng cho người dùng một cách rõ ràng. Hơn nữa nó cũng phải đảm bảo đáp ứng tất cả các yêu cầu về lịch họp định kỳ mà người dùng có thể đưa ra.

New booking approval

Như đã trình bày ở Business Rules tính năng đặt phòng định kỳ khi được thêm vào sẽ ảnh hưởng đến một số tính năng trước đây của hệ thống, đặc biệt là quy trình xét duyệt.

Phần này tập trung trình bày thiết kế màn hình phê duyệt đặt phòng mới giải quyết cho vấn đề trên. Cụ thể làm thế nào để admin có thể xem xét nhanh chóng tình trạng của phòng họp được đặt và dễ dàng thay đổi phòng họp dựa trên nhu cầu của nhân viên.

State diagram

Để admin có thể dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên tình trạng của phòng họp cần xác định rõ từng trạng thái phòng họp có ý nghĩa gì với quyết định tiếp theo của họ.

• Available: phòng họp chưa được đặt bởi bất kỳ một phiếu đặt phòng họp nào -> có thể đặt ngay
• Unavailable: phòng họp đã được đặt bởi một phiếu đặt phòng họp thành công -> thay đổi phòng họp
• Waiting: phòng họp được đặt bởi một phiếu đặt phòng họp khác đang chờ duyệt -> cân nhắc

Mock-up

Lưới dữ liệu được dùng để trình bày các thông tin cần thiết cho admin có thể xem xét tình trạng của phòng họp được đặt, bên cạnh đó ở dạng lưới admin dễ dàng đối soát thông tin nhanh hơn khi thực hiện các thay đổi.

			Admin cần hoàn thành việc xét duyệt nhanh nhất có thể, vì vậy các thông tin dẫn đến quyết định xem xét thay đổi cần hiển thị một cách rõ ràng và dễ hiểu. 1. Sử dụng màu sắc để nhận biết các điểm cần chú ý cũng như phân loại thông tin tình trạng phòng họp. Bằng cách này ta có thể sắp xếp độ ưu tiên của từng quyết định và điều hướng người dùng đến các thao tác cần thực hiện. 2. Dòng chú thích bên dưới lưới giải thích tại sao nút "Duyệt" không hoạt động giúp admin hiểu được công việc cần được ưu tiên thực hiện. 3. Thay thế lable Phòng thành Phòng đề xuất và Phòng được duyệt để phân biệt các phòng họp được đề xuất và được duyệt khi có thay đổi.